Майстер замовлень

Майстер замовлень в системі для обліку Nova Era від BookKeeper — інструмент, що допомагає автоматизувати процес планування закупівель у модулі Виробництво. Він дозволяє швидко визначити потребу в товарах, сировині або комплектуючих для виготовлення продукції на основі Замовлень, отриманих від покупців, а також враховує вже сформовані Замовлення постачальникам компанії. Цей функціонал оптимізує виробничі процеси, мінімізує ризик недостачі матеріалів і сприяє ефективному управлінню ресурсами.

Відкрити цю операцію можна:

• В модулі Виробництво в пункті Операції натисніть Майстер замовлень.
• В модулі Закупівлі в пункті Операції натисніть Майстер замовлень.

Як користуватись операцією Майстер замовлень

Операція побудована у формі таблиці, що складається із двох частин-закладок: Розрахунок і Замовлення.

Вкладка Розрахунок у Майстер замовлень забезпечує детальний аналіз потреб у ТМЦ для виконання отриманих замовлень

Нова Ера збирає дані про всі замовлені клієнтами товари та готову продукцію. Для кожної позиції ТМЦ система перевіряє залишки на складах, порівнює їх із замовленою кількістю та визначає потребу в додаткових закупівлях. Якщо це товари - програма аналізує замовлені товари та товари, які є на складах, і визначає потребу в закупівлі у постачальників.

При визначенні необхідних сировини та матеріалів для виготовлення замовленої продукції система «Нова Ера» використовує дані зі Специфікацій, створених для відповідного виду продукції. Алгоритм аналізу базується на порівнянні назви об'єкта обліку та його ролі в замовленні з аналогічними даними у Специфікаціях. Якщо об'єкт обліку в замовленні має роль «Продукція», система здійснює пошук відповідної Специфікації за цією роллю і назвою об'єкта обліку та визначає перелік необхідних матеріалів і сировини для виготовлення даного виду продукції. Якщо ж об'єкт обліку має іншу роль, відмінну від «Продукція», система не звертається до Специфікацій при виконанні аналізу. Аналогічний алгоритм застосовується для розрахунку кількості сировини, необхідної для виробництва напівфабрикатів, що використовуються у виготовленні готової продукції.

Результатом цього процесу є формування у вкладці «Розрахунок» точного переліку необхідних ТМЦ, який враховує реальні залишки товарів на складах, залишки сировини та матеріалів у складі наявної готової продукції та тапівфабрикатах і визначає необхідну кількість товарів, сировини та матеріалів для виконання замовлення.

Закладка побудована у формі таблиці, де у колонках наведена наступна інформація:

• Об'єкт обліку - назви ТМЦ та їх ролі в обліку із замовлень, а також одиниці виміру. Тут в разі замовлення готової продукції, під її назвою, також наводиться перелік сировини, матеріалів і напівфабрикатів, необхідних для її виготовлення.
• Замовлення - кількість ТМЦ у замовленні та гіперпосилання на замовлення. Якщо замовлень декілька, то в гіперпосиланні буде вказано «Декілька замовлень» - натискання на напис відкриває деталізацію замовлень. За необхідністю можна відкрити кожне із замовлень. Для аванізу беруться Замовлення клієнтів, які мають стани Новий або В обробці.

• Потреба/наявність - тут система аналізує залишки готової продукції на складах і кількість матеріалів та напівфабрикатів, які знаходяться в складі наявної продукції, за специфікаціями. Порівнюючи потребу в ТМЦ за замовленнями та наявні залишки, у стовпці Потрібно система розраховує, скільки треба виробити готової продукції та яка кількість сировини та напівфабрикатів необхідна для такого виробництва.
• Специфікація - наводиться номер та дата специфікації, за якою була розрахована необхідна кількість сировини та напівфабрикатів для виготовлення продукції, а також гіперпосилання для відкриття специфікації.

Вкладка Замовлення у Майстер замовлень виконує розрахунок потреб у ТМЦ для виконання замовлень, враховуючи специфікації та норми запасів.

Система автоматично збирає дані про замовлені товари, а також продукцію, визначає необхідний обсяг запасів, матеріалів і напівфабрикатів із зазначених специфікацій, які потрібні для виготовлення замовленого обсягу. Порівнюючи ці потреби з фактичними залишками ТМЦ на складах, система розраховує обсяги, які потрібно додатково закупити у постачальників для забезпечення замовлень покупців. Додатково система перевіряє встановлені норми запасів на складі. Якщо визначена норма перевищує кількість ТМЦ, необхідну для виконання замовлень, розрахунок для замовлення проводиться з урахуванням максимальної норми запасів.

Закладка побудована у формі таблиці, де у колонках наведена наступна інформація:

• Об'єкт обліку та Одиниця виміру.
• Потреба - тут показується кількість ТМЦ, які потрібні для виконання замовлення (стовпчик Потрібно), а також їх залишок на складах в розрізі всіх ролей в обліку (стовпчик В наявності).
• Потрібно замовити - система розраховує різницю між замовленою покупцями кількістю ТМЦ та їх залишком на складі за всіма ролями в обліку кожної з ТМЦ. Якщо залишок менший, ніж замовлені покупцями ТМЦ, заповнюється необхідна кількість, яку потрібно замовити у постачальників чи виготовити. Якщо менший чи однаковий - стовпчик не заповнюється.
• Норма - тут показується обов'язковий мінімальний та максимальний обсяг ТМЦ, які мають бути на складі. Ці значення система берез із відповідних показників, які вказувати в картці об'єкта обліку.
• Потрібно з урахуванням норми - система порівнює значення стовпчика Потрібно замовити та максимальної норми запасів. Якщо норма більша за необхідну кількість для замовлення, значення перераховується за врахуванням максимальної норми. Якщо в картці об'єкта обліку норма не вказана, сюди переноситься значення із стовпчика Потрібно замовити.
• Вже замовлено - кількість ТМЦ у замовленні постачальникам та гіперпосилання на замовлення. Якщо замовлень декілька, то в гіперпосиланні буде вказано «Декілька замовлень» - натискання на напис відкриває деталізацію замовлень. Окремо у стовпчику Оприбутковано буде показана кількість ТМЦ, які вже оприбутковані за сформованими замовленнями. Ця кількість вказана через гіперпосилання, натискання на яке розкриє інформацію про Прибуткову накладну, якою були оприбутковані ТМЦ.
• Замовити - тут система виконує розрахунок необхідної кількості товарно-матеріальних цінностей для закупівлі, враховуючи кількість ТМЦ, необхідну для виконання замовлень покупців, кількість ТМЦ, що вже замовлена, але ще не оприбуткована, та максимальну норму запасів. Алгоритм розрахунку відбувається за формулою: Замовити = (Потрібно з урахуванням норми) – (Вже замовлено) + (Оприбутковано). Таким чином, система забезпечує оптимальне управління закупівлями, запобігаючи надмірному накопиченню запасів або їх дефіциту.

Враховуючи потребу в ТМЦ, порівнюючи їх з нормами запасів та вже замовленими та оприбуткованими матеріалами, Майстер замовлень дозволяє автоматично створити Замовлення постачальника. Для цього використовується кнопка Створити замовлення.

Якщо в налаштування обліку виробництва ви не встановили створення замовлень постачальникам із Майстер замовлень, то під час першого такого створення із Майстер, Нова Ера запропонує перейти до налаштування.

Після виконання цих налаштувань, при натисканні кнопки Створити замовлення, замовлення постачальникам будуть сформовані непроведеними (статус непроведеного позначається жовтим трикутничком). Зверніть увагу! Якщо в картках об'єктів обліку вказаний Основний постачальник, то замовлення на такі ТМЦ автоматично будуть сформовані на відповідних контрагентів. Якщо в картках об'єктів обліку контрагента не вказано, на ці ТМЦ буде сформовано замовлення одним документом без зазначення контрагента-постачальника.

Кнопка Заповнити використовується для актуалізації даних після внесення змін вручну в документи Замовлення та Специфікації.